Compliance

Audyt jest jednym z najważniejszych elementów wdrożenia systemu compliance, pozwala ocenić kondycję organizacji w zakresie uwarunkowań regulacyjnych oraz zidentyfikować wszelkie obszary ryzyka. Ryzyko jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Podejmując decyzje biznesowe organizacja powinna mieć świadomość ryzyka, jakie jest związane z daną decyzją.

W ramach usług audytowych skupiamy się przede wszystkim na:

• ustaleniu celów projektu oraz kluczowych wartościach i uwarunkowaniach danej organizacji;
• wnikliwej ocenie skuteczności działania istniejących programów compliance;
• audycie istniejących w spółce procedur, uchwał, regulaminów itp.;
• identyfikacji oraz oszacowaniu ryzyk związanych ze zgodnością;
• identyfikacji przestępstw, które mogą zostać popełnione w związku z działalnością przedsiębiorstwa.

Rezultatem audytu prawnego działalności przedsiębiorstwa jest szczegółowy raport, który zawiera opis stanu faktycznego, jego ocenę w zakresie zgodności z prawem oraz zalecenia i wskazówki co do środków zaradczych, jakie należy podjąć, aby w przyszłości wyeliminować lub ograniczyć możliwość zaistnienia określonych nieprawidłowości.

W zależności od potrzeb, prowadzimy wdrożenia systemu compliance w zakresie podstawowym, jak i kompleksowym. W każdym przypadku wskazujemy kluczowe aspekty compliance, zapewniając organizacji działanie zgodne z prawem oraz zasadami etyki, uwzględniając ponadto wymogi właściwych norm ISO.

W procedurach wskazujemy nie tylko to, kto jest odpowiedzialny w organizacji za obszar zapewnienia zgodności, ale także wskazujemy na uprawnienia takiej osoby oraz ścieżki raportowania. W ramach wdrożenia zajmujemy się m.in. stworzeniem bądź aktualizacją i uzupełnieniem:

• systemów weryfikacji kontrahentów (dostawców / klientów);
• wewnętrznych dokumentów w zakresie etyki w biznesie (np. kodeks etyczny, procedury na wypadek konfliktu interesów);
• wewnętrznej polityki postępowania;
• optymalnych rozwiązań w zakresie ładu korporacyjnego;
• regulacji antykorupcyjnych;
• umów o zakazach konkurencji i zachowaniu poufności;
• procedur przeciwdziałania dyskryminacji;
• procedur zgłaszania naruszeń przez sygnalistów;
• procedur postępowania na wypadek kontroli organów ścigania;
• procedur zarządzania sytuacjami kryzysowymi.

Coraz częściej organizacje decydują się również na wdrożenie systemu informatycznego wspierającego zarządzanie zgodnością w organizacji (CMS, Compliance Management System) lub w ograniczonym zakresie – systemów informatycznych do zarządzania zgłoszeniami o nieprawidłowościach (tzw. systemy whistleblowing’owe, systemy sygnalistów). Wspieramy Klientów w wyborze najbardziej skutecznych narzędzi.

Podnoszenie świadomości pracowników to jeden z najważniejszych elementów skutecznego wdrożenia systemu compliance. Oferowane przez nas szkolenia są praktyczne i opierają się na analizie konkretnych przypadków. W zależności od potrzeb oferujemy zarówno krótkie szkolenia eksperckie, jak i kompleksowe szkolenia dopasowane do potrzeb organizacji.

W ramach szkoleń oferujemy m.in.:

• szkolenia i warsztaty dedykowane dla danych grup pracowników (np. zakupy, sprzedaż, dział prawny);
• szkolenia dla zarządu i wyższej kary menedżerskiej;
• szkolenia z zakresu prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających;
• warsztaty poświęcone wybranym zagadnieniom compliance (np. weryfikacja kontrahentów, przeciwdziałanie dyskryminacji);
• opracowanie planu szkoleń, dostosowanych do potrzeb organizacji.

Dobrze wdrożony system compliance wymaga regularnych przeglądów i audytów, a także aktualizacji z uwag na zmiany w prawie. Częstotliwość testowania jest uzależniona od skali i przedmiotu działalności firmy i powinna być uwzględniona w cyklu systemu compliance.

W ramach naszych usług doradczych oferujemy bieżące wsparcia w obszarze compliance. Reprezentujemy także Klientów w postępowaniach przez organami ścigania, organami administracji publicznej, w postępowaniach karnych oraz cywilnych. Doradzamy w toku kontroli wykonywanych przez organy kontrolne (tzw. dawn raids).

Outsourcing roli Compliance OfficeraSzef Zarządzania Zgodnością (Compliance Officer) powinien znaleźć się w każde strukturze organizacji. Jeżeli organizacja nie ma jeszcze Compliance Officera lub nie planuje takiej roli w swojej wewnętrznej strukturze, wówczas polecamy opcję outsourcingu.

W ramach outsourcingu funkcji Compliance Officera oferujemy m.in.:

• realizację wszystkich obowiązków wynikających z przyjętego w organizacji modelu compliance;
• obsługę bieżących tematów w zakresie zarządzania zgodnością;
• raportowanie do zarządu;
• realizację zadań wynikających z planu utrzymania zgodności.

Kompleksowa polityka compliance wymaga również stworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach (whistleblowing), wraz z dedykowanymi kanałami anonimowego informowania oraz regulacjami dotyczącymi przeprowadzania śledztw wewnętrznych. Zakres naszego doradztwa w tym zakresie obejmuje m.in.:

• opiniowanie przyjętych w organizacji rozwiązań dotyczących zgłaszania nieprawidłowości;
• tworzenie i wdrażanie systemów wczesnego ostrzegania (np. sygnalista, rzecznik praw pracowniczych, ombudsman, hotline) dopasowanych do potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorcy;
• przyjmowanie i selekcję zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości;
• wsparcie w ocenie zgłaszanych nieprawidłowości;
• prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających (outsouring stały lub wg zlecenia);
• opracowanie planu działania w kryzysowej sytuacji i rekomendacje w zakresie środków zaradczych i naprawczych;
• wsparcie w tworzeniu materiałów na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;
• wsparcie w wyborze najbardziej skutecznych systemów informatycznych zarządzających zgłoszeniami o nieprawidłowościach (tzw. systemy whistleblowing’owe, systemy sygnalistów).

W każdym przypadku uwzględniamy wszystkie kluczowe aspekty systemu zgłaszania nieprawidłowości zapewniając Klientowi działanie w zgodzie z prawem, zasadami etyki, uwzględniając wymogi ochrony danych osobowych zgodnych z Rozporządzeniem RODO oraz norm ISO:

• ISO 37002 System Zarządzania Sygnalistami
• ISO 19011 Wytyczne dotyczące audytu systemów zarządzania
• ISO 37301 Systemy zarządzania zgodnością
• ISO 31000 Zarządzanie ryzykiem

Korzystamy z wieloletniego doświadczenia naszych ekspertów w zakresie audytu, Compliance, prowadzenia postępowań wyjaśniających w międzynarodowych korporacjach, podmiotach MŚP oraz w jednostkach sektora publicznego, doświadczenia w zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi, relacji z mediami i organami prowadzącymi postępowania zewnętrzne.

Nasi eksperci są Certyfikowanymi Oficerami Compliance (Approved Compliance Officer, ACO). Jesteśmy członkami International Compliance Association w Londynie (ICA) jako Partner Strategiczny w Polsce.

Zapewniamy:

• Wsparcie w ocenie i klasyfikacji zgłoszenia
• Bezstronne i terminowe prowadzenie postępowań wyjaśniających, w tym prowadzenie przesłuchań oraz gromadzenie dowodów
• Ocenę materiału dowodowego w kontekście zgłoszonych zarzutów
• Rekomendacje działań następczych, korygujących lub dyscyplinarnych
• Udzielanie informacji zwrotnej sygnaliście na każdym etapie rozpatrywania zgłoszenia
• Zamknięcie zgłoszenia
• Prowadzenie rejestru zgłoszeń

Program Certified Internal Investigation Officer (CIIO) został zaprojektowany jako niezależny kurs certyfikacyjny. Program CIIO skupia się na wewnętrznych strategiach postępowania wyjaśniającego, metodach, systemach i procesach, narzędziach, etyce i ograniczeniach w ustalaniu faktów podczas prowadzenia postępowań wewnętrznych.

Uczestnicy programy CIIO poznają etapy i mechanizmy postępowania wyjaśniającego, które często decydują o udanym lub nieudanym postępowaniu. W trakcie programu kandydaci dowiedzą się, z jakich technik korzystać w celu prowadzenia odpowiednich i skutecznych postępowań wyjaśniających. Prowadzący przedstawią rzeczywiste scenariusze, podkreślające aspekty etyczne i prawne oraz potencjalne konsekwencje związane z prowadzeniem postępowań wewnętrznych. Szkolenie kończy się egzaminem certyfikującym.

Wprowadzenie Systemu compliance w organizacji jest procesem, który w efekcie przynosi wymierne korzyści. Obniża możliwość wystąpienia ryzyka sankcji np. finansowych dla członków organów zarządzających, a także chroni przed utratą reputacji. Ugruntowana kultura compliance to w perspektywie długofalowej umocnienie wizerunku przedsiębiorstwa na rynku i podwyższenie jego wartości. To także zysk w postaci lojalności partnerów biznesowych i pracowników, przekładający się na zwiększoną sprzedaż, a w konsekwencji na przewagę konkurencyjną.